Hướng dẫn tự thiết kế name card bằng word

Trong thời đại công nghệ ngày nay, danh thiếp là cách tuyệt vời để giữ liên lạc. Bạn có thể có ý định kinh doanh mà không cần danh thiếp. Hơn hết, bạn cho rằng các công cụ xã hội mới là phương thức liên lạc chính ngày nay phải không? Vậy nên danh thiếp có vẻ khá lỗi mốt. Hơn nữa, bạn không muốn mất thêm khoản tiền chi trả cho người thiết kế hay ra hàng in để làm ra danh thiếp riêng cho mình. Nhưng việc trao đổi danh thiếp nhanh gọn hơn là gõ thông tin liên lạc vào điện thoại. Nó giúp cho việc trao đổi thông tin được nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Khi bạn cần có danh thiếp, bạn không cần phải có người thiết kế hay hàng in để tạo ra danh thiếp chuyên nghiệp riêng cho mình. Thay vào đó, bạn có thể tự làm. Trong phần hướng dẫn dưới đây, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo ra danh thiếp chuyên nghiệp bằng Microsoft Word.

Lên kế hoạch và chuẩn bị

Bạn có thể tạo ra danh thiếp ít tốn kém chi phí nhưng vẫn thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn bằng cách sử dụng MS Word. Tuy nhiên bạn cần phải lên kế hoạch chi tiết để chắc chắn rằng thiết kế đó phù hợp với thương hiệu của mình. Bạn nên có một vài ý tưởng trước khi bắt đầu. Dưới đây là những thứ bạn phải chuẩn bị trước khi bắt đầu làm với Word:

1. Chọn phông chữ và màu sắc của bạn

Việc danh thiếp của bạn trông như thế nào rất quan trọng. Danh thiếp của bạn cần tạo ra ấn tượng chuyên nghiệp. Hãy chọn đúng phông chữ và màu sắc cho thiết kế danh thiếp của bạn để phù hợp với nhận diện thương hiệu của bạn.

Nói chung, hãy chọn màu sắc và phông chữ phù hợp với lĩnh vực của bạn. Màu hồng neon và cam có thể giúp danh thiếp của bạn nổi bật song với một vài ngành công nghiệp nó lại thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp. Cũng như vậy, phông chữ “nhí nhảnh” sẽ không phù hợp với loại hình kinh doanh truyền thống.

Bên cạnh đó danh thiếp cũng là một phần của chiến lược tiếp thị. Nó nên phù hợp hay bổ sung cho website của bạn, văn phòng phẩm và các công cụ tiếp thị khác. Thị trường mục tiêu của bạn cần được nhận biết rằng các công cụ tiếp thị của bạn đều là do cùng một công ty tạo ra.

Có rất nhiều kích cỡ danh thiếp cho bạn lựa chọn nhưng nếu bạn mới lần đầu thiết kế danh thiếp thì chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng kích thước tiêu chuẩn là 3.5×2 inch.

Nếu bạn không phải nhà thiết kế chuyên nghiệp thì bạn nên sử dụng mẫu danh thiếp có sẵn để chắc chắn rằng danh thiếp của bạn trông cân đối và chuyên nghiệp.

2. Chọn thông tin trên danh thiếp

Các danh thiếp có kích thước nhỏ nên chúng có ít không gian để trình bày thông tin. Tuy nhiên bạn lại muốn mọi người có thể liên hệ được với mình.

Bạn có thể sẽ cố gắng để chèn mọi thông tin nhiều nhất có thể lên danh thiếp của bạn. Đừng làm thế. Một tấm thiệp chồng chéo các thông tin trông thật lộn xộn và thiếu chuyên nghiệp. Thay vào đó bạn nên chú ý các thông tin sau:

Tên công ty
Logo công ty
Tên và tiêu đề (Nếu có)
Thông tin liên hệ
Trang web
Địa chỉ mạng xã hội (nếu bạn hoạt động tích cực trên đó)

3.Tạo danh thiếp của bạn trên Microsoft Word

Có 2 cách cơ bản để tạo danh thiếp trên Microsoft Word:

Sử dụng mẫu có sẵn của Word
Sử dụng bảng trong Word

Cách sử dụng mẫu danh thiếp trên Word

Hãy làm theo các bước sau để thiết kế danh thiếp cho bạn bằng cách sử dụng mẫu trong Word:

Bước 1 – Tìm một mẫu danh thiếp
Mở một tài liệu mới trong Word. Chọn tùy chọn New phía trên trái màn hình để mở các mẫu phổ biến.

Để chọn một trong các mẫu online, đánh chữ “Business Card” ở cột Search và ấn Enter.

Tìm các mẫu danh thiếp trong Word.

Bước 2 – Duyệt qua các mẫu có sẵn
Sử dụng thanh trượt ở giữa phía bên phải màn hình để xem qua các danh thiếp có sẵn.

Cuộn thanh trượt qua các mẫu danh thiếp.

Bước 3 – Tạo danh thiếp của bạn từ một mẫu có sẵn

Khi bạn chọn được mẫu danh thiếp bạn thích, hãy nhấn vào nó để phóng to kích thước. Nhấn vào biểu tượng Create để tải về tài liệu của bạn.

Phóng to một mẫu mà bạn muốn xem trước nó.

Nếu phần mềm Word mà bạn đang sử dụng đã được đăng ký thì tên bạn sẽ tự động hiện lên trên mẫu.

Ví dụ về tên doanh nghiệp được thêm vào một mẫu được chọn.

Bước 4 – Chèn Logo của bạn

Tiếp theo, thay đổi hình ảnh thành logo doanh nghiệp của chúng ta. Nhấn vào biểu tượng hoa ở mẫu để chọn. Từ phần menu ở đầu màn hình, chọn Insert và nhấn biểu tượng Pictures. Tìm thư mục mà bạn lưu hình ảnh logo của công ty và chọn nó.

Tìm hình ảnh logo của bạn.

Ghi chú: Chúng ta đã sử dụng mẫu Coloright logo từ Elite Author Opaq cho thiết kế logo. Hãy khám phá thêm các mẫu logo truyền cảm hứng khác trên Envato Market.

Chọn logo bạn muốn thêm vào danh thiếp để thay thế hình ban đầu. Hãy nhấp vào Insert. Vì một mẫu chứa nhiều tấm danh thiếp nên hãy tiếp tục làm cho đến khi tất cả các hình ảnh cũ được thay thế.

Chèn hình ảnh logo của bạn cho tất cả các trường hợp cần thay.

Ghi chú: Anytown Consulting và Juan Perez là các tên ảo dùng cho hướng dẫn này. Chúng không đại diện cho bất kỳ cá nhân hay tổ chức có thật nào.

Bước 5 – Tuỳ chỉnh văn bản

Bước tiếp theo là thay đổi màu sắc của phần tên. Hãy in đậm toàn bộ tên và chọn biểu tượng màu sắc phông chữ từ thanh menu công cụ để hiển thị bảng màu phông chữ.

Tuỳ chỉnh màu sắc font chữ của bạn trong Word.

Trước khi đi vào chi tiết hơn, thay thế thông tin trên mẫu với thông tin doanh nghiệp của bạn. Để làm điều này, hãy in đậm phần đề mục bạn muốn thay đổi và gõ thông tin của bạn để thay thế. Bạn chỉ cần làm một lần và thông tin sẽ tự thay thế trên các tấm danh thiếp khác.

Hãy giả sử công ty “ví dụ” của bạn không sử dụng mạng xã hội. Vì thế tôi sẽ xóa thông tin Twitter trên mẫu. Nếu bạn có sử dụng mạng xã hội cho công việc thì hãy điền thông tin trang mạng đó

Bước 6 – Thay đổi phông chữ

Giờ thiếp của bạn trông đã khá đẹp song vẫn có một bước cuối cùng. Phông chữ sử dụng trên logo là sans serif và phông chữ trong phần nội dung thì lại là serif. Hãy thay đổi phông chữ trên danh thiếp thành san serif để phù hợp hơn.

Để thay đổi font, in đậm phần bạn muốn thay đổi. Đi đến phần chọn font trên thanh công cụ và nhấp mũi tên để chọn font.

Chọn một phông chữ tốt hơn.

Khi đã tìm được phông chữ ưng ý, bạn nhấp chuột chọn để thay thế nó với phông chữ cũ.

Giờ bạn đã sẵn sàng để in danh thiếp của mình nhưng trước tiên hãy xem cách bạn có thể sử dụng bảng để tạo danh thiếp.

Cách sử dụng bảng trong Word để tạo danh thiếp

Bước 1 – Thiết lập tài liệu của bạn

Mở một tài liệu mới trong Word. Khi bạn mở ra một tài liệu trống, hãy nhấn vào lựa chọn menu Layout. Chọn Margins trong thanh công cụ. Sử dụng lựa chọn Custom Margins để thay đổi phần lề đầu và lề cuối thành 0,25”.

Thiết lập layout và lề của tài liệu.

Bước 2 – Chèn một bảng

Nhấn vào lựa chọn Insert trên menu và chọn biểu tượng Table. Khi bạn nhấp vào biểu tượng Table, sẽ xuất hiện một bảng kẻ ô giúp bạn lựa chọn số lượng hàng và cột mà bạn muốn chèn vào tài liệu. Lựa chọn năm hàng và hai cột.

Xác định số hàng và cột cho bảng của bạn.

Nhấn vào Insert Table trong phần menu xổ xuống để thêm bảng vào tài liệu của bạn. Chọn toàn bộ bảng bằng cách in đậm tất cả các ô. Kích chuột phải trên bảng để mở ra menu mới dạng xổ xuống.

Bước 3 – Thay đổi các lựa chọn của bảng

Nhấn vào Table Properties trên menu phụ. Hộp thoại Table Properties xuất hiện.

Làm việc với các thuộc tính bảng trong MS Word.

Nhấn vào biểu tượng Center. Trong khi toàn bộ bảng được đánh dấu, nhấn vào biểu tượng Center Text xuất hiện trong phần menu khi bạn kích chuột phải trên bảng. Nó sẽ căn giữa tất cả các đề mục và biểu đồ mà bạn thêm vào.

Tiếp theo nhấn vào thẻ Cell ở trên đầu của hộp thoại Table Properties. Giờ đến lúc chọn kích thước cho danh thiếp của bạn. Chọn dấu tích trong ô cạnh lựa chọn Preferred width. Gõ 3.5” vào trường cạnh phần Preferred width và nhấn OK ở đáy hộp thoại.

Nhấn vào thẻ Row ở trên đầu hộp thoại Table Properties. Chọn dấu tích và hộp cạnh lựa chọn Specify height. Gõ 2” vào trường cạnh Specify height và nhấn OK ở cuối hộp thoại.

Kết quả thiết lập bảng.

Bước 4 – Chèn Logo của bạn

Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu thêm thông tin vào danh thiếp của mình. Bắt đầu di con trỏ tới ô trên cùng. Nhấn vào Insert Option trên phần menu ở đầu màn hình sau đó chọn biểu tượng Pictures.

Tìm thư mục nơi bạn lưu trữ logo công ty của bạn và chọn nó.

Tìm hình ảnh logo của bạn.

Ghi chú: Chúng tôi sử dụng mẫu logo Coloright, từ tác giả Elite Opaq, cho mẫu thiết kế logo này. Tìm thấy thêm các mẫu thiết kế biểu tượng tuyệt vời từ Envato Market.

Chọn logo mà bạn muốn thêm vào danh thiếp và nhấn Insert. Tiếp tục cho đến khi tất cả các danh thiếp đều có hình logo.

Chèn hình ảnh logo của bạn.

Bước 5 – Tuỳ chỉnh văn bản của bạn

Giờ đến lúc thêm câu chữ vào danh thiếp của bạn. Đầu tiên, tìm và chọn phông chữ mà bạn muốn dùng. Để thay đổi loại phông chữ, in đậm phần chữ bạn muốn đổi. Chọn cỡ phông chữ trên thanh công cụ và nhấn vào mũi tên để hiện ra các phông chữ sẵn có.

Bạn cũng có thể thay đổi màu sắc của một phông chữ. Nhấn chọn màu ở bảng màu để thay thế màu ở phông chữ được chọn. Bạn in đậm phần chữ muốn thay đổi và chọn biểu tượng màu phông chữ ở thanh công cụ để xem bảng màu.

Tiếp theo, nhấp vào bên dưới logo và gõ thông tin của bạn. Tấm danh thiếp của bạn sẽ trông như thế này:

Tùy chỉnh chi tiết màu sắc văn bản và phông chữ.

Danh thiếp của bạn đã sẵn sàng để in. Bạn cũng có thể xóa phần khung của bảng nhưng tôi khuyên bạn nên sử dụng chúng để làm đường ranh giới cắt rời các danh thiếp sau này.

Kết luận

Danh thiếp không bao giờ là lỗi mốt. Thực ra, chúng là một phần không thể thiếu trong công cụ marketing. Danh thiếp cũng không cần phải đắt đỏ. Trong phần hướng dẫn này bạn đã học được cách làm các tấm danh thiếp đơn giản và tiết kiệm trên Microsoft Word.

Một tấm danh thiếp chuyên nghiệp là công cụ tiếp thị đại diện cho công ty bạn. Hãy chắc chắn rằng màu sắc và phông chữ tren tấm danh thiếp của bạn phù hợp với các tài liệu marketing khác của công ty. Đừng quên thêm cách để có thể liên lạc với bạn vào danh thiếp.

Đừng coi nhẹ tầm quan trọng của danh thiếp trong việc tiếp thị cho công việc kinh doanh của bạn!