Có nhiều trường hợp viết sai hóa đơn như: Viết sai mã số thuế, sai thuế suất, sai tiền thuế, sai ngày tháng, sai tên Công ty, sai địa chỉ, sai tên hàng hóa, sai số lượng, sai đơn giá, sai hình thức thanh toán, sai số tiền bằng chữ, sai tên người mua hàng. Quy định về xử lý với những trường hợp sai hóa đơn này như thế nào?
“Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.”
Căn cứ vào Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định về cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn như sau:
Có 3 trường hợp xử lý đối với viết sai hóa đơn đã lập đó là:
1. Trường hợp 1: Hóa đơn viết sai chưa giao cho người mua
Căn cứ Khoản 1 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định:
“1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.”
Đối với những hóa đơn viết sai nhưng chưa giao cho người mua, thì phải gạch chéo các liên của tờ hóa đơn, và ghi chữ hủy bỏ vào các liên. Kế toán phải lưu giữ đầy đủ các liên ngay tại cuống, gấp lại. Khi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thì ghi số hóa đơn sai này vào mục xóa bỏ.
2. Trường hợp 2: Hóa đơn đã giao cho khách hàng chưa kê khai thuế GTGT
Căn cứ vào Khoản 2, Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định trường hợp hóa đơn đã giao cho khách hàng chưa kê khai thuế GTGT như sau:
“2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.”
Cách xử lý:
Bên bán thu hồi đủ các liên của tờ hóa đơn sau đó kế toán gạch chéo các liên, lưu cả 3 liên trên quyển hóa đơn.
Bên bán lập hóa đơn mới giao cho khách hàng theo quy định.
3. Trường hợp 3: Hóa đơn đã giao cho khách hàng, 2 bên đã kê khai thuế
3.1. Hóa đơn viết sai không ảnh hưởng đến số tiền thuế GTGT phải nộp và khấu trừ, không sai mã số thuế của bên mua
Cách xử lý:
Bên bán và mua lập biên bản điểu chỉnh hóa đơn sai sót.
Bên bán không thu hồi hóa đơn cũ.
3.2. Nếu hóa đơn viết sai thuế suất, đơn giá, sai mã số thuế của bên mua
Khi hóa đơn viết sai thuế suất, đơn giá ảnh hưởng đến số tiền, hay sai mã số thuế của bên mua thì hai bên phải làm các điều chỉnh như sau:
Cách xử lý:
Hai bên lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.
Người bán phải lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điều chỉnh ghi rõ (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…
Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.